I migliori gestionali per agenzie di viaggio e tour operator

Gestire un'agenzia di viaggio significa far fronte a un'infinità di operazioni quotidiane: dalle prenotazioni dei clienti alla gestione della contabilità, passando per l'organizzazione dei pacchetti viaggio e la relazione con i fornitori. In questo scenario, affidarsi a un gestionale per agenzie di viaggio non è solo una scelta strategica, ma una necessità per mantenere competitività ed efficienza. 

Le agenzie di viaggio italiane, infatti, stanno già abbracciando questa necessità. Recenti studi dell'Osservatorio Digital Innovation del Politecnico di Milano mostrano un’elevata adozione di strumenti digitali in vari ambiti operativi: l'86% delle agenzie utilizza strumenti digitali per la promozione, il 68% effettua la ricerca di viaggi tramite software o internet, e il 73% si affida a canali digitali per l'assistenza durante il viaggio e il 70% nel post-viaggio. Inoltre, l'89% delle agenzie gestisce tramite supporti elettronici vari dati sulla clientela, un passo fondamentale per migliorare la personalizzazione dei servizi. Questo suggerisce che le agenzie riconoscono l'importanza di digitalizzare le proprie operazioni per rimanere competitive.

Tuttavia, secondo la ricerca, c'è ancora ampio margine di miglioramento nell’adozione degli strumenti digitali per la gestione dei processi interni: i più diffusi sono sistemi di pagamento elettronici e i software per la contabilità, mentre sono meno presenti gli strumenti di CRM. In questo contesto, un gestionale per agenzie di viaggio si rivela essenziale per capitalizzare queste nuove opportunità offerte dal digitale.

Ma come scegliere il software giusto tra le numerose opzioni disponibili sul mercato? 

In questo articolo esploreremo le migliori soluzioni software gestionali, cercheremo di capire i vantaggi che offrono e come scegliere quello più adatto alla tua agenzia di viaggi.

1. Cos'è un gestionale per agenzie di viaggio?

Un gestionale per agenzie di viaggio non è soltanto un software per semplificare le operazioni di base, ma una risorsa strategica che trasforma il modo in cui gestisci la tua attività. Il suo obiettivo principale, infatti, è centralizzare tutte le attività amministrative, commerciali e i processi operativi - come la gestione delle prenotazioni, dei clienti, dei fornitori e della contabilità - in un’unica piattaforma, permettendoti di risparmiare tempo e ridurre errori. 

Grazie alla centralizzazione di tutte le attività dell’agenzia, avrai una visione chiara e dettagliata del funzionamento dell'agenzia, potrai prendere decisioni informate e migliorare la tua efficienza operativa. Inoltre, un gestionale ti permette di integrare diversi strumenti utili, come il CRM per gestire relazioni personalizzate con i tuoi clienti e sistemi di contabilità avanzati per tenere tutto sotto controllo. In questo modo, puoi davvero concentrarti su ciò che conta: creare esperienze di viaggio memorabili, migliorando la tua competitività sul mercato.

Ma oltre a semplificare la gestione interna, puoi offrire ai tuoi clienti un ulteriore vantaggio che farà la differenza. Immagina di poter facilitare l'accesso a viaggi più esclusivi o pacchetti su misura, dando ai tuoi clienti la possibilità di pagare in modo flessibile e dilazionato. Con il servizio di rateizzazione dei pagamenti di Qomodo, potrai integrare una soluzione che permette di dividere i costi in più rate, rendendo i viaggi più ambiziosi accessibili a una platea più ampia. Non solo migliorerai l’esperienza di prenotazione, ma creerai anche un’opportunità per i tuoi clienti di realizzare i loro sogni di viaggio senza compromessi e limitazioni.

Quali sono le funzionalità di base di un gestionale?

Le funzionalità di base di un buon gestionale includono:

1. Gestione completa delle prenotazioni per tenere traccia di tutti i dettagli dei viaggi dei tuoi clienti, dalle prenotazioni di voli e hotel alle escursioni e ai trasferimenti.
2. Contabilità integrata per gestire fatture, pagamenti e rendiconti finanziari, mantenendo in ordine i conti della tua agenzia.
3. Gestione delle commissioni per calcolare automaticamente le tue commissioni su ogni vendita, aiutandoti a tenere sotto controllo i tuoi guadagni.
4. CRM (Customer Relationship Management) per gestire le relazioni con i clienti, tenendo traccia delle loro preferenze e della storia dei loro viaggi.
5. Reporting e analisi per monitorare le performance dell'agenzia - tenendo traccia di dati e statistiche preziose - e prendere decisioni informate sul futuro della tua agenzia.

I benefici generali

Implementare un gestionale per agenzie di viaggio permette di essere più efficienti, risparmiare tempo prezioso e migliorare l'organizzazione complessiva. In particolare, l'adozione di un software gestionale per tour operator e agenzie di viaggio consente vantaggi come:

• Aumento dell'efficienza operativa: automatizzando molte attività ripetitive, potrai risparmiare tempo prezioso da dedicare allo sviluppo del business.
• Riduzione degli errori: grazie all'automazione, diminuirai drasticamente il rischio di errori umani nelle prenotazioni e nella gestione finanziaria.
• Migliore organizzazione: avrai tutte le informazioni centralizzate e facilmente accessibili, permettendoti di avere sempre il polso della situazione.

Ad esempio, integrando il sistema con una piattaforma di prenotazione online, puoi permettere ai tuoi clienti di effettuare prenotazioni in autonomia, liberando il tuo team da attività ripetitive. Come vedi, un gestionale per tour operator è molto più di uno strumento di gestione: è un vero e proprio investimento nel futuro della tua attività.

2. Perché scegliere un gestionale per la tua agenzia di viaggio?

Ora che abbiamo chiarito cos'è un gestionale per agenzia viaggi, approfondiamo perché dovresti seriamente considerare di adottarne uno per la tua attività.

Pensa a come sta cambiando il settore turistico: i clienti sono sempre più esigenti, cercano esperienze personalizzate e vogliono risposte immediate. Un gestionale ti permette di essere all'altezza di queste aspettative, fornendoti gli strumenti per gestire un volume crescente di prenotazioni senza perdere di vista la qualità del servizio e senza dover assumere nuovo personale.

Ma c'è di più. Immagina di poter accedere istantaneamente alla storia di viaggio di un cliente, alle sue preferenze, ai suoi feedback passati. Questo ti permetterebbe di proporre offerte su misura, anticipare le sue esigenze e creare esperienze davvero memorabili. In un'era in cui l'integrazione tecnologica è fondamentale, pensa alla possibilità di connettere facilmente tutti i sistemi essenziali per il tuo lavoro e di poter gestire le informazioni dei tuoi clienti e i dati della tua agenzia in sicurezza, protetti da possibili perdite o violazioni. 

In sostanza, scegliere un gestionale per la tua agenzia di viaggio significa investire nel futuro della tua attività. 

I vantaggi competitivi offerti da un software gestionale agenzie di viaggio

Immagina di poter proporre ai tuoi clienti esperienze uniche e pacchetti su misura in pochi clic: questo è il potere di un gestionale ben integrato. L’adozione di un software gestionale dedicato, infatti, ti permette non solo di ottimizzare le tue operazioni e risparmiare tempo e risorse,  ma anche di offrire un servizio più strutturato e professionale ai tuoi clienti. 

Grazie a questo strumento, potrai:

• Offrire un'esperienza cliente personalizzata e su misura - Analizzando i dati raccolti nel tuo CRM, potrai individuare le preferenze di ciascun cliente e proporre itinerari e pacchetti turistici perfettamente allineati con le loro esigenze. Questo ti permetterà di fidelizzare la clientela e aumentare il valore medio del cliente.
• Aumentare la tua produttività -  Automatizzando molte delle attività quotidiane, come la gestione delle prenotazioni, la creazione delle fatture e la comunicazione con i fornitori, potrai dedicare più tempo a sviluppare nuove strategie di vendita e a offrire un servizio di consulenza più approfondito ai tuoi clienti.
• Migliorare la gestione delle relazioni con i fornitori - Grazie a un unico sistema centralizzato, potrai tenere traccia di tutti i tuoi fornitori, delle loro offerte e delle condizioni contrattuali, semplificando la gestione delle forniture e ottimizzando i costi.
• Ottimizzare la gestione dei tuoi prodotti e servizi - Crea un catalogo completo e aggiornato dei tuoi prodotti e servizi, con tanto di immagini, descrizioni dettagliate e prezzi. Questo ti permetterà di presentare in modo chiaro e professionale le tue offerte ai tuoi clienti.
• Aumentare la visibilità online della tua agenzia - Integra il tuo gestionale con i principali canali di vendita online, come i siti web delle OTA e i metamotori di ricerca, per raggiungere un pubblico più ampio e generare nuove opportunità di business.
• Prendere decisioni più informate - Grazie ai report e alle analisi generate dal gestionale, potrai monitorare le performance della tua agenzia, identificare le aree di miglioramento e prendere decisioni strategiche più efficaci.

Inoltre, l'integrazione con sistemi di prenotazione globali (GDS) e Online Travel Agencies (OTA) ti apre un mondo di possibilità. Potrai connetterti a piattaforme di distribuzione globali e accedere a un'offerta più ampia di prodotti e servizi, ampliando il tuo catalogo e le tue opportunità di business. 

Aggiungi a queste opportunità anche un ulteriore vantaggio per i tuoi clienti: la possibilità di rateizzare i pagamenti. Con Qomodo puoi rendere accessibili anche i viaggi più costosi, offrendo esperienze complete senza compromessi. Vuoi rendere la prenotazione ancora più facile e conveniente per i tuoi clienti? Scopri come integrare i servizi di rateizzazione dei pagamenti di Qomodo nella tua agenzia: richiedi la demo!

3. Quali sono le caratteristiche fondamentali di un buon gestionale?

Ora che abbiamo chiarito l'importanza di un gestionale, vediamo quali sono le caratteristiche che dovresti cercare in un buon software per la tua agenzia. 

Non tutti i gestionali per le agenzie di viaggio sono uguali. Immagina il tuo gestionale come un compagno di viaggio affidabile e versatile: deve adattarsi ai tuoi ritmi, alle tue esigenze e alle peculiarità della tua agenzia. Ma cosa significa concretamente? Per scegliere la soluzione migliore, devi considerare alcune caratteristiche fondamentali.

Facilità d'uso e interfaccia intuitiva

Un buon gestionale non deve essere un rompicapo. L'interfaccia utente deve essere chiara, intuitiva e facile da navigare, anche per chi non è particolarmente esperto di informatica. Ricorda: il tuo tempo è prezioso e non vuoi perderlo a imparare a usare un software troppo complesso.

Personalizzazione e flessibilità

Ogni agenzia di viaggio è unica, con le sue specifiche esigenze e modalità di lavoro. Un gestionale efficace deve essere personalizzabile, permettendoti di adattare il software alle tue necessità, senza dover scendere a compromessi. Che si tratti di creare report personalizzati, di definire flussi di lavoro specifici o di integrare il sistema con altri strumenti, la flessibilità è fondamentale.

Integrazione con altri strumenti

Un gestionale non lavora da solo. Per essere davvero efficace, deve integrarsi seamlessly con altri strumenti che utilizzi quotidianamente, come il tuo sito web, il tuo sistema di contabilità, i GDS e le OTA. Un'integrazione fluida ti permetterà di automatizzare i processi, ridurre gli errori manuali e avere una visione completa di tutte le attività della tua agenzia.

Con i migliori gestionali per tour operator, ad esempio, potrai offrire ai tuoi clienti anche le soluzioni di pagamento rateizzato e smart di Qomodo (Tap-to-Phone / Pay-by-Link) con un’integrazione rapida e personalizzabile. Con sole due API REST, il sistema si connette facilmente ai tuoi gestionali, migliorando ulteriormente l’esperienza di pagamento per i tuoi clienti.

Supporto tecnico e assistenza post-vendita

Scegli un software che offra un servizio di assistenza clienti affidabile e tempestivo. Avere un team di supporto sempre pronto ad aiutarti in caso di dubbi o problemi è fondamentale, soprattutto all'inizio. Inoltre, verifica la frequenza degli aggiornamenti del software e la disponibilità di nuove funzionalità. Un gestionale in continua evoluzione ti permetterà di rimanere sempre al passo con le novità del settore.

Scalabilità

La tua agenzia è destinata a crescere? Scegli un gestionale che possa crescere insieme a te. Un software scalabile ti permetterà di gestire un volume crescente di prenotazioni, di aggiungere nuovi utenti e di espandere le funzionalità del sistema in base alle tue esigenze.

Sicurezza dei dati

I dati dei tuoi clienti sono un bene prezioso che deve essere protetto. Assicurati che il gestionale che scegli offra elevati standard di sicurezza, garantendo la protezione dei dati da accessi non autorizzati.

Costo e ritorno sull'investimento

Il costo è un fattore importante da considerare, ma non deve essere l'unico. Valuta attentamente il rapporto qualità-prezzo e considera il ritorno sull'investimento che il gestionale può offrirti in termini di efficienza, produttività e aumento delle vendite.

4. Gestionale agenzia viaggi: come scegliere quello giusto per la tua agenzia di viaggio

Scegliere il gestionale giusto richiede un’analisi attenta delle tue esigenze. Ecco i fattori principali da considerare:

• Dimensione dell’agenzia - La dimensione della tua agenzia gioca un ruolo fondamentale nella scelta del gestionale. Un'agenzia di piccole dimensioni potrebbe trovare sufficienti le funzionalità di base offerte da soluzioni più economiche o persino gratuite. D'altra parte, un'agenzia più grande o in rapida crescita potrebbe necessitare di un software più robusto e scalabile.
• Esigenze specifiche - Ogni agenzia ha le sue peculiarità. Forse ti concentri su un particolare tipo di viaggi, o hai un modo unico di gestire le relazioni con i clienti. Assicurati che il gestionale che scegli possa adattarsi alle tue esigenze specifiche. Fai una lista delle funzionalità che sono assolutamente necessarie per la tua agenzia e usa questa come punto di partenza nella tua ricerca.
• Budget - I costi di un gestionale possono variare sensibilmente in base alle funzionalità offerte. È importante valutare attentamente il rapporto qualità-prezzo e scegliere una soluzione che possa crescere con il tuo business. Considera non solo il costo iniziale, ma anche le spese ricorrenti come canoni mensili, costi di manutenzione e aggiornamenti.
• Cloud vs On-premise - se preferisci un software accessibile da qualsiasi luogo o un sistema fisicamente installato nei tuoi server.
• Software open source vs proprietario - soluzioni open source possono essere più economiche, ma richiedono una maggiore competenza tecnica. I software proprietari, invece, offrono assistenza continua e aggiornamenti regolari.
• Implementazione e formazione - Considera il processo di implementazione del nuovo software. Quanto tempo richiederà? Che tipo di supporto offre il fornitore durante questa fase? E per quanto riguarda la formazione del tuo team? Alcuni fornitori offrono programmi di formazione completi, mentre altri potrebbero lasciarti più autonomia in questo processo.
• Migrazione dei dati - Se stai passando da un altro sistema, la migrazione dei dati esistenti è un aspetto cruciale da considerare. Assicurati che il nuovo gestionale offra strumenti o supporto per trasferire facilmente i tuoi dati esistenti.
• Prova gratuita - Molti fornitori offrono periodi di prova gratuiti. Approfitta di queste opportunità per testare il software in prima persona e vedere come si adatta alle tue esigenze quotidiane.

La scelta di un gestionale per la tua agenzia di viaggio, dunque, è una decisione importante che può avere un impatto significativo sulla tua attività. Quando valuti quanto costa un gestionale per agenzie di viaggi, considera attentamente tutte le caratteristiche che abbiamo visto e non esitare a richiedere una demo o una prova gratuita per toccare con mano le funzionalità del software.

Ricorda che migliorare l'esperienza dei tuoi clienti è essenziale: oltre a un buon gestionale, integrare la possibilità di offrire pagamenti rateizzati con Qomodo ti consentirà di attirare un numero maggiore di viaggiatori, rendendo i loro sogni di viaggio accessibili e più gestibili.

5. I migliori gestionali per agenzie di viaggio

Ora che abbiamo esplorato le caratteristiche da cercare in un buon gestionale e come scegliere quello giusto per la vostra agenzia, diamo uno sguardo ad alcuni dei software gestionali per agenzie di viaggio più popolari e apprezzati sul mercato. Ricordate, la scelta migliore dipenderà sempre dalle vostre esigenze specifiche, ma questa panoramica vi darà un'idea delle opzioni disponibili. 

I giganti del settore: i software gestionali più conosciuti

Esistono diversi software gestionali specifici per il settore turistico. Ogni software ha le sue caratteristiche e funzionalità uniche, perciò è importante confrontare le diverse soluzioni in base alle tue esigenze operative e budget.

Ma in definitiva, quali software gestionali usano le agenzie di viaggio? Ecco una nostra selezione dei più popolari:

1. TravelPerk è una piattaforma completa che consente alle agenzie di gestire prenotazioni, viaggi aziendali e reportistica contabile. Offre un CRM integrato per monitorare le attività dei clienti e un sistema di fatturazione consolidata. Si distingue per la facilità d'uso e il modello di prezzo flessibile, con piani gratuiti e soluzioni avanzate per le agenzie di diverse dimensioni. Tra le sue funzioni spiccano anche la gestione delle policy aziendali e i workflow di approvazione​.
2. Dolphin Dynamics offre una soluzione completa per la gestione di viaggi, prenotazioni e clienti. Il software include funzionalità avanzate di contabilità e CRM, oltre alla possibilità di integrare sistemi di prenotazione di voli, hotel e noleggi auto. Le agenzie di viaggio possono anche utilizzare i suoi strumenti di reporting per monitorare vendite e performance. È personalizzabile in base alle esigenze specifiche dell'agenzia, rendendolo adatto a una vasta gamma di operatori​.
3. Lemax è una soluzione cloud scalabile che combina la gestione delle prenotazioni con strumenti di contabilità e CRM. È ideale per agenzie di viaggio e tour operator che desiderano gestire in modo efficiente prenotazioni, itinerari e pagamenti. Lemax supporta anche l'integrazione con fornitori esterni, rendendo facile il coordinamento delle vendite e delle operazioni​.
4. Sabre è una delle piattaforme più conosciute nel settore, grazie al suo Global Distribution System (GDS) che connette le agenzie a una vasta gamma di fornitori di viaggi, come compagnie aeree, hotel e autonoleggi. Include strumenti per la gestione delle prenotazioni, un CRM per monitorare le preferenze dei clienti e funzioni di contabilità per semplificare i flussi finanziari. Sebbene i dettagli sui costi non siano pubblici, Sabre è noto per essere una soluzione versatile e solida per grandi agenzie e tour operator.
5. Tourwriter è un software pensato per tour operator e agenzie di viaggio che si concentrano su viaggi personalizzati. Oltre alle funzioni di CRM e contabilità, Tourwriter offre strumenti per creare itinerari personalizzati e gestire operazioni sia front-end che back-office. Il suo modello di pricing, che include una commissione del 1% sulle vendite, lo rende accessibile anche per piccole agenzie che vogliono allineare i costi con i risultati commerciali​.
6. Ezus è una piattaforma che aiuta le agenzie a progettare e vendere viaggi in modo più efficiente. Offre strumenti per la creazione di preventivi, itinerari e documenti di viaggio, integrati con contabilità e CRM per migliorare la gestione dei clienti e il monitoraggio delle vendite. Ideale per agenzie che offrono viaggi su misura​.
7. Rezdy è una piattaforma di prenotazione specializzata in tour e attività. Si distingue per la sua capacità di gestire prenotazioni in tempo reale, integrando strumenti di contabilità e CRM per monitorare le transazioni e gestire i clienti in modo efficace. È molto popolare tra le agenzie di viaggio che offrono esperienze turistiche localizzate e pacchetti..
8. TrekkSoft è un software gestionale creato per tour operator e fornitori di esperienze turistiche. Oltre alla gestione delle prenotazioni, include strumenti di CRM e contabilità, con la possibilità di elaborare pagamenti e gestire vendite internazionali. È particolarmente apprezzato per la gestione dei tour avventura e delle attività all'aria aperta​.
9. TravelWorks è un gestionale completo che combina CRM, contabilità e gestione delle prenotazioni. Offre una piattaforma user-friendly con strumenti avanzati per le agenzie di viaggio, permettendo la gestione centralizzata delle operazioni, dalla prenotazione alla fatturazione​.
10. WeTravel è un software accessibile e intuitivo, pensato per agenzie e tour operator. Include funzioni di gestione delle prenotazioni, CRM e pagamenti, con una forte enfasi sulla semplicità e l'accessibilità economica, partendo da $79 al mese​.

La scelta del gestionale più adatto dipenderà dalle esigenze specifiche della tua agenzia, dalla scalabilità necessaria e dal budget disponibile. Questi software gestionali offrono funzionalità avanzate per aiutare le agenzie di viaggio a migliorare l'efficienza operativa e la gestione dei clienti, integrando contabilità e CRM in un'unica piattaforma. 

Ma se desideri offrire ai tuoi clienti ancora più valore e flessibilità durante la pianificazione dei loro viaggi, considera la possibilità di offrirgli di pagare i viaggi in comode rate. Grazie a Qomodo, puoi migliorare ancora di più la fidelizzazione dei tuoi clienti, offrendo un'opzione di pagamento flessibile che i tuoi clienti apprezzeranno.

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6. Altri programmi per agenzie di viaggio

Mentre un gestionale completo è il cuore operativo della vostra agenzia, ci sono programmi per agenzie di viaggio specializzati che possono integrare e potenziare le vostre capacità. Questi strumenti, pur non essendo gestionali a tutto tondo, possono fare la differenza nella gestione di aspetti specifici del vostro business. Ecco alcuni esempi di programmi che potreste considerare per completare la vostra suite di strumenti digitali:

1. Software di contabilità specifici per il settore turistico - Programmi come Xero Travel Edition o QuickBooks for Travel Agencies offrono funzionalità contabili adattate alle esigenze specifiche delle agenzie di viaggio, facilitando la gestione di commissioni, fatturazioni complesse e transazioni multi-valuta.
2. Strumenti di marketing automation - Piattaforme come HubSpot o Mailchimp possono aiutarvi a gestire le vostre campagne di email marketing, social media e content marketing sul vostro blog, permettendovi di mantenere un contatto costante con i vostri clienti e di attrarne di nuovi.
3. Software per la creazione di itinerari personalizzati - Programmi come Travefy o TripCreator vi permettono di creare itinerari dettagliati e visivamente accattivanti, migliorando l'esperienza del cliente e facilitando la presentazione delle vostre proposte di viaggio.
4. Strumenti di analisi dei dati e business intelligence - Soluzioni come Tableau o Power BI possono aiutarvi a analizzare i dati delle vostre vendite e delle preferenze dei clienti, fornendovi insights preziosi per le vostre strategie future.
5. Software per la gestione dei social media - Piattaforme come Hootsuite o Buffer vi permettono di gestire efficacemente la vostra presenza sui social media, pianificando i post e monitorando le interazioni con i clienti su diverse piattaforme.
6. Programmi per la gestione dei documenti di viaggio - Software come TravelDocs o VisaHQ possono aiutarvi a gestire e tenere traccia dei documenti di viaggio dei vostri clienti, assicurandovi che tutto sia in ordine per ogni viaggio.
7. Strumenti per il monitoraggio della soddisfazione dei clienti - Programmi come Trustpilot o ReviewPro vi permettono di raccogliere e gestire le recensioni dei clienti, aiutandovi a migliorare costantemente i vostri servizi.
8. Sistemi di pagamento elettronico integrato - Soluzioni come Qomodo offrono servizi di pagamento rateizzato e smart (Tap-to-Phone, Pay-by-Link), che si integrano facilmente con i migliori software gestionali per agenzie di viaggio. Questa integrazione immediata permette di personalizzare l’esperienza di pagamento, migliorando la soddisfazione dei clienti e rendendo i viaggi più accessibili grazie alla possibilità di rateizzare i costi. Scopri come Qomodo ti permette di accedere a servizi finanziari innovativi in modo semplice e veloce. Richiedi una demo!

Non basta avere tanti software, ma serve un sistema integrato che funzioni bene. Quando scegli nuovi strumenti, assicurati che lavorino bene insieme al tuo gestionale principale e tra loro. Pensa al rapporto qualità-prezzo: alcuni strumenti possono sembrare costosi all'inizio, ma ti faranno risparmiare tempo e ti permetteranno di offrire un servizio migliore, aiutandoti a crescere. In poche parole, un buon ecosistema digitale ti renderà più competitivo e ti aiuterà a offrire un'esperienza di viaggio eccezionale ai tuoi clienti.